Aula do SENAC: qualidade total, aplique na sua vida (5 S)

Objetivos do Módulo

Preparar os participantes para:

• Aplicar os 5 Sensos na prática em todos os setores da empresa;
• Sensibilizar sobre a importância da manutenção do Programa 5S na empresa

Textos Explicativos

5s

A técnica ou filosofia dos 5S´s surgiu no Japão na década de 50 e seu principal objetivo é propiciar a boa qualidade do ambiente de trabalho, onde as pessoas possam trabalhar bem consigo mesmo e com as demais pessoas. Essa filosofia é amplamente difundida em todo mundo.

Muitas empresas dão o primeiro passo para a Qualidade Total com a implantação do programa 5 S’s, enfatizando a importância de se ter um ambiente de trabalho limpo e bem organizado.

Sem isto, é mais difícil poder diagnosticar os problemas da empresa. Sem a limpeza e a organização, de nada valerão as outras campanhas e programas propostos para melhorar as condições de trabalho e criar produtos e serviços diferenciados.

Sabemos que é cada vez maior a rapidez com que os trabalhos devem ser realizados, sem perder a eficiência e eficácia. Para manter este ritmo, com precisão, organização, limpeza, auto-disciplina e saúde, a implementação dos 5Ss orienta toda organização para a cultura desses valores essenciais.

Os cinco sensos, têm um grande efeito sobre a motivação para a qualidade, visto que seus resultados são rápidos e visíveis. Mas a sua grande virtude é seu grande defeito, ou melhor, nós a tornamos seu maior defeito ao pensarmos que o Programa 5S se resume a melhorar a aparência do local de trabalho ou outro ambiente qualquer. Na verdade a essência dos cinco sensos é outra: mudar atitudes e comportamento. Sua prática contínua e insistente leva, inevitavelmente, a uma mudança interior que resultará, ao final, em uma disposição mental para a prática de um programa onde os resultados são de médio ou longo prazo, como a Qualidade Total.

O importante de ser lembrado ao se implantar os 5S, é que a simples tradução de seus termos para o português desperdiça muito de seu significado, já que o sistema de escrita japonês é diferente do nosso. É devido a isso que colocamos a palavra senso antes de cada S: indica que o termo transcende a simples tradução. Feita essas considerações vamos lá: o que vem a ser os cinco sensos?

É um programa baseado em 5 palavras japonesas:

• 1° S (Seiri) significa Senso de Utilização das coisas. Deve-se separar e classificar o Útil do Inútil. Organizando o local de trabalho evitamos desperdícios, eliminamos um monte de material sem utilidade e liberamos espaços para se trabalhar mais a vontade, diminuindo também o risco de acidentes.
• O 2° S (Seiton) significa Senso de Ordenação. Deve-se colocar tudo em ordem para que qualquer pessoa possa localizar facilmente o que necessita. No Japão, o nível de organização é considerado bom, quando um documento arquivado há mais de três anos é localizado em 30 segundos.
• O 3° S (Seisoh) significa Senso de Limpeza. Este senso ensina que mais importante do que limpar é não sujar. O ambiente de trabalho fica mais limpo e agradável, além de causar boa impressão aos clientes e evitar acidentes bobos.
• O 4° S (Seiketsu) significa Senso de Saúde. Não basta organizar e limpar o local de trabalho. Se isso é feito só uma vez e nunca mais, com certeza não irá durar muito. É preciso manter os padrões alcançados.
• O 5° S (Shitsuke) significa Senso de Auto-disciplina. Com o tempo temos quefazer dessas atitudes, um hábito, transformando a prática dos 5Ss num modo de vida.

Uma forma simples de definir é: são atividades que praticadas por todos, com determinação e método, resultarão em um ambiente (casa, local de trabalho, clube ou mesmo cidade) agradável e seguro.

Compreendendo melhor a definição acima:

• Atividades:
  Isso quer dizer que os 5Ss existem para ser praticados! Um pequeno conhecimento colocado em ação dará bem mais resultado que um grande conhecimento acadêmico que não passe disso: teoria.
• Praticadas por todos:
  O envolvimento e comprometimento de todos é vital para o sucesso do programa. Nada menos que isso é aceitável. O líder – dono, diretor ou gerente – tem que se envolver pessoalmente, dando o exemplo. A maneira mais rápida de matar o Programa é dizer: FAÇAM!
• Determinação:
  Embora o entusiasmo com o Programa seja rápido, rápido também é seu esfriamento, pois o impacto inicial perde-se com o passar do tempo. A menos que… sejamos determinados a fazer continuamente algo a que não estamos acostumados.
• Método:
  Não podemos deixar nos levar pelo entusiasmo inicial e fazer os 5S de qualquer maneira. É preciso ter uma metodologia definida e planejada para sua implantação

O primeiro S – Senso de Utilização

“A arte de colocar fora coisas inúteis sem uso.”

É o passo inicial do programa 5S. Consiste basicamente de eliminar aquilo que é desnecessário do local de trabalho ou de outro ambiente em que se esteja implantando os 5S. Para isso é preciso definir claramente o que é necessário e o que é desnecessário.

O que é necessário?

Necessário é aquilo que se está utilizando ou que se tem previsão de uso em breve. Olhe para cada objeto e pergunte:

• Isto realmente é necessário?
• Estou utilizando-o no momento?
• Se não, qual foi a última vez que utilizei?
• Quando eu irei precisar disto? Essas perguntas ajudam determinar se um item é necessário ou não.

O fluxo abaixo apresenta de forma clara as perguntas que devemos responder e as respectivas providências a serem tomadas, nesta etapa:

 

Como eu faço para manter a utilização?

Seja crítico no seu dia a dia. Pergunte para todo objeto que você olhar – no trabalho, em casa, na rua, etc. – “isto é necessário?”. Mas isso não vai virar uma paranóia? Não. O hábito repetido diversas vezes irá sedimentar o procedimento até que se torne automático, como veremos ao estudar o Senso de Autodisciplina. Qual é o resultado da aplicação do Senso de Utilização? Poderia citar e comentar sobre vários, mas ficarei apenas com os mais relevantes para a organização:

• Ganho de espaço
• Maior segurança
• Facilidade de limpeza e manutenção
• Melhor controle de estoque
• Redução de custos
• Disposição mental para a QualidadE

O segundo S – Senso de Organização

 

“A arte de cada coisa em seu lugar para pronto uso”.

Após a Utilização, na qual você descarta aqueles itens desnecessários, você precisa organizar o que sobrou. A essa organização damos o nome de ordenação, que é determinar um local adequado para cada item, de modo que ao necessitar dele não seja necessário perder tempo procurando. Ordenação é, em suma, guarda de objetos de forma a facilitar sua localização e uso. Quando a localizacão de um item não é imediata, significa que a ordenação não foi bem feita. Faça de novo!

Como fazer:

• Retire tudo dos armários, gavetas e arquivos.
• Defina o local dos objetos.
• Atualize dados, controles e informações.
• Padronize a nomenclatura dos objetos.
• Evite colocar objetos em cima de arquivos e armários.
• Após o expediente, não deixe nada fora do lugar.
• Estocagem: – coisas pesadas na parte de baixo.
• Elabore as regras em consenso.

Ou seja…   Determine os locais que mais facilitam o uso. Os itens mais utilizados, aqueles que se usa toda hora, devem estar ao alcance da mão. Por exemplo canetas, telefones, ferramentas em uso, etc. O importante é que não se tenha que fazer esforço para pegar esses itens. Numa prateleira, devem ficar na altura média: nem acima, onde se tenha que subir em apoios ou se esticar, nem embaixo, onde se tenha que se abaixar ou curvar-se para pegá-los. Se em gavetas, na mais próxima, geralmente a de cima. Os itens de uso menos freqüente devem estar a uma distância um pouco maior ou em local de acesso menos fácil. Mas não muito. E, finalmente, os itens que você utiliza muito pouco, devem estar no local menos acessível e que menos atrapalhe. Apenas a título de exemplo, para escritório: o item utilizado a todo instante na gaveta da mesa, o utilizado poucas vezes ao dia, no armário do canto da sala e o utilizado menos de uma vez por semana, num arquivo fora da sala. Ah, não esqueça: deixe sobre a mesa só o trabalho que estiver sendo executado naquele momento. Identifique sua área de trabalho. Armários devem ter suas portas, prateleiras internas ou gavetas etiquetadas. Áreas de circulação de pessoas demarcadas, áreas de riscos, extintores e saídas de emergências sinalizados são exemplos de boa ordenação. O mesmo vale para estoques de matérias-primas e produtos em processamento e acabados, que devem conter informações de tipo, procedência, destino e data de validade. Tubulações de fluidos devem indicar o que conduzem, através da identificação de cor, de acordo com as normas de segurança da ABNT. Ainda como identificação é possível adotar-se crachás, se houver atendimento ao público externo.

É importante ter um responsável, que pode ser rotativo, para manter áreas de uso comum(local de lanche, salas de espera, murais). Por exemplo aquele convite para o baile que aconteceu no mês passado, estar no mural, nem pensar! Para finalizar esta parte, uma palavrinha sobre os arquivos. Em primeiro lugar os documentos devem ser arquivados seguindo-se um critério de ordenação: cronológico, alfabético, temático, o que for mais conveniente. O importante é ter critério. Em segundo lugar, todo documento só deve ir para o arquivo com uma anotação de quanto tempo deve permanecer arquivado e, se for o caso, qual o destino a ser dado a ele ao findar esse período. E por último, deve haver um tempo pré-definido para se fazer uma revisão do arquivo, na qual os documentos vencidos serão descartados (Utilização).

Organização pessoal faz parte deste Senso?

Não só faz parte como é a essência. A organização pessoal irá refletir-se na organização do ambiente. É importante reservar um tempo pela manhã para planejar o dia, anotar compromissos na agenda e consultá-la. Ao definir os compromissos e tarefas, priorize as mais importantes e concentre-se neles, fazendo um por vez. Isso parece óbvio, mas o fato é que gastamos a maior parte do nosso tempo fazendo as coisas urgentes, e ao final do dia percebemos que coisas importantes ficaram para trás.

Como eu faço para manter a organização?

Discipline-se a guardar cada objeto de volta ao seu lugar imediatamente após o uso, e cobre esse comportamento de seus companheiros. Seja observador, não deixando escapar nenhuma disposição incorreta de materiais. Faça testes periódicos, consigo mesmo e com colegas, para ver se a localização de itens é imediata.

Para concluir este senso, veja abaixo alguns de seus benefícios:

• Melhor disposição de móveis e equipamentos
• Maior segurança
• Facilidade de limpeza e manutenção
• Melhor controle de estoque
• Redução de desperdícios, principalmente de tempo
• Aproveitamento do espaço que sobrou, para “praças”

3º S – Senso de Limpeza

 

“A arte de tirar o pó”.

Bem após ter descartado o desnecessário do necessário, organizá-lo em local definido e identificado, outro fator importante é sua limpeza.. estamos falando então do terceiro senso – o senso da Limpeza.

O senso de limpeza tem dois aspectos importantes. O primeiro refere-se à limpeza do ambiente físico, seja ele no trabalho, em casa etc. Este aspecto, em se tratando de indústria ou serviço de alimentos, se reveste de especial importância, visto que a higiene deficiente é uma das principais causas de doenças de origem alimentar. Outro aspecto a ser considerado diz respeito ao relacionamento pessoal. Um ambiente onde impera a franqueza, a transparência de intenções e o respeito pelo próximo é um ambiente limpo. O terceiro senso objetiva isso: que o ambiente seja asseado, e portanto saudável, e que o relacionamento pessoal seja o mais aberto possível, criando condições de trabalho em equipe.

Como fazer:

• Retirar qualquer tipo de pó ou sujeira dos pisos, paredes, tetos, janelas, prateleiras, armários, mesas, gavetas, cadeiras e locais usados diariamente.
• Deixar as ferramentas e utensílios limpos após o uso.
• Manter a limpeza constante na portaria, recepção, caixas, refeitórios, almoxarifados, banheiros.
• Conservar as mesas, gavetas, armários e equipamentos limpos e em condições de uso.
• Observar a higiene dos quadros de comandos, pátios, armazéns, motores, depósitos, túneis, balanças etc.

Importante: No que se refere à limpeza física, a recomendação é que se atue sobre as causas da sujeira, e não apenas na sujeira aparente.

Quanto ao relacionamento, a regra que normalmente funciona é: Fale com as pessoas e não das pessoas.

Como eu faço para manter a limpeza?

Discipline-se a cumprir e exigir dos outros que o ambiente encontrado limpo seja deixado limpo após o uso. Se cada um fizer a sua parte, cuidando para não sujar e limpando quando isto acontecer, por certo o ambiente será bem melhor. Quanto ao relacionamento, tome a iniciativa: coloque seus colegas à vontade para dizer o que pensam de você. Ouça as críticas, vendo nelas a oportunidade de melhorar. É saudável ouvir a opinião sobre nós de alguém que não seja nós mesmos. Após dispor-se a melhorar naquilo que foi apontado como pontos falhos em você, então poderá dizer o que não gosta nos outros. Isto é fácil? De forma alguma! Mas quem disse que melhorias são alcançadas sem esforço? Quando acontece, não tem tempo de fortalecer as raízes e o resultado é que diante de uma situação adversa e imprevista, retrocede-se à posição anterior, quando não pior. Lembre-se: cem melhorias de 1% é maior que uma melhoria de 100%.

O senso de limpeza implantado resulta em:

• Ambiente agradável e saudável
• Melhor resultado do trabalhador
• Melhoria do relacionamento interpessoal e por conseguinte do trabalho em equipe
• Melhor conservação de móveis, equipamentos e ferramentas.
• Redução de desperdícios
• Aumento da vida de prateleira dos produtos e garantia da saúde do consumidor

4º S – Senso de Higiene

 

“A arte de manter em estado de limpeza”.

Colocar em prática o Senso de Higiene significa criar condições de trabalho favoráveis à saúde física, mental e emocional de cada funcionário. Isto inclui o cumprimento dos procedimentos de segurança e a preocupação com a saúde em sentido amplo.

Significa ainda manter “em estado de limpeza” que, no contexto dos 5s, inclui outras considerações, tais como: cores, formas, iluminação, ventilação, calor, vestuário, higiene pessoal e tudo o que causar uma impressão de limpeza. A padronização busca então manter os três primeiros Ss (seleção, ordenação e limpeza) de forma contínua. A padronização, ou seja, a definição de métodos standard de trabalho é fundamental, por exemplo: Pintura das paredes, devem ser usados padrões de cores para cada setor, a sinalização também é bastante importante, devemos usar placas padronizadas e que tenham fácil visualização, com letras claras e grandes, pisos, de tubulações, de alerta (tigrado), marcas no piso de onde deve ficar a lixeira, voltagem de cada tomada, indicadores de extintores de incêndio, itens móveis, tamanho das setas que estão sendo utilizadas, tipos de etiquetas, cores “padrões” de máquinas. A partir do estabelecimento do que é certo, fica fácil para o funcionário saber o que está errado. Exemplo: pintamos no piso, ou há uma placa de identificação na parede, do local de um equipamento móvel e identificamos o local e o equipamento. Cada equipamento deve contar com 2 pontos: facilidade para visualizar onde se encontra, facilidade para devolver para o local correto. A partir deste ponto, se o funcionário usa o equipamento e não o devolve ao local fica evidente que há uma anomalia. As anomalias devem saltar aos olhos devido ao processo de padronização.

Outros aspectos deste senso são:

• Cuidado com a higiene pessoal, com o uniforme, etc.
• A higiene busca criar o “O Estado de Limpeza”. Não basta estar limpo, é necessário também parecer limpo e a consciência de não sujar.
• Devemos definir qual o padrão ideal para o nosso ambiente de trabalho, buscando, como objetivo, a melhoria da qualidade de vida no trabalho.
• Devemos nos preocupar com a ambientação, quebrando o peso da área de trabalho, através de uso de aquários, plantas (auxiliam o relaxamento), salas dos funcionários – praças), paisagens, em suma, tudo aquilo que possa contribuir positivamente para um bom ambiente. Isto é uma forma de desacelerar as pessoas.

5º S – Senso de Auto-disciplina

 

“A arte de fazer as coisas certas, naturalmente”

Ter Senso de Auto – Disciplina é ser inteiramente responsável pelas suas atividades, independente do controle da chefia. Para isso, é preciso buscar a melhoria contínua tanto como pessoa quanto como profissional. Ter Senso de Auto-disciplina é desenvolver o hábito de observar e seguir normas, regras, procedimentos, atender especificações, sejam elas escritas ou informais. Este hábito é o resultado do exercício da força mental, moral e física.

Disciplina é a base de uma civilização e o mínimo para que a sociedade funcione em harmonia. A disciplina é o caminho para a melhoria do caráter dos funcionários.

Nós enxergamos a disciplina nos 5Ss quando:

• Executamos a limpeza diária dos 3 minutos, como rotina.
• Fazemos a medição periódica, utilizando a folha de verificação e colocando os resultados no gráfico de controle.
• Quando não sujamos mais.
• E quando sujamos, limpamos imediatamente.
• Quando devolvemos ao seu local os instrumentos que utilizamos.
• Quando repintamos os letreiros que estão apagados e corrigimos a pintura do piso se aparecem falhas.
• E quando se quer fazer algo bem feito e com habilidade o que se deve fazer? Praticar, repetir. Atletas repetem os lances, o estudante que almeja uma vaga na Universidade estuda, estuda e estuda. Artistas repetem o ensaio. Disciplinar é praticar e praticar para que as pessoas façam a coisa certa naturalmente. É uma forma de criar bons hábitos. Disciplina é um processo de repetição e prática. Assim estaremos no caminho certo.

A incorporação de todos os sensos, estimula o funcionário a pensar de forma crítica e contribuir com melhoria dos processos onde atua.

Dica: Só praticando o Sistema 5Ss é que você realmente os entenderá

Fonte: SENAC